Upravljanje poslovnim putovanjima

» Uobičajena situacija

 Putni zahtjevi se podnose u pisanom obliku. Zaposlenik sam traži smještaj, vizu, avionsku kartu i sl., te popunjeni zahtjev mora proslijediti nadređenom na odobrenje. Po povratku s puta taj zahtjev mora usuglasiti sa stvarnim vremenom provedenim na putu i stvarnim troškovima što dovodi do ispunjavanja još jednog ili više obrazaca. Svi ti papiri ponovno se prosljeđuju nadređenom na odobrenje, a zatim u blagajnu kako bi blagajnik mogao obračunati dnevnice, provjeriti troškove, te konačno napraviti isplatu. Opisani proces često uključuje gubljenje papira, nepotrebno šetanje od jedne osobe do druge, gubljenje vremena na čekanje da svi odrade svoj dio posla, ponavljanje pojedinih koraka, rad s gotovim novcem…

» Rješenje

Modul Upravljanje poslovnim putovanjima omogućuje jednostavno i transparentno praćenje putnih naloga počevši od pripreme za put, preko kontrole cjelokupnog “životnog” ciklusa putnog naloga od strane ovlaštenih osoba, pa sve do analize troškova, iskorištenosti voznog parka itd.

Tijekom cijelog ciklusa sve osobe uključene u proces putem svojih ekrana u bilo kojem trenutku imaju uvid u stanje u kojem se nalazi svaki pojedini nalog, bilo da se radi o tek izrađenom nalogu ili o nalogu koji je zatvoren. Nalozi se grupiraju po vremenu polaska i povratka, te po trenutnom statusu što omogućuje jednostavano i brzo pronalaženje željenog naloga. Nema više gubljenja vremena tražeći pojedini nalog u hrpi papira, sve je udaljeno na tek par klikova s mišom.

Primjer izrade putnog naloga

» Podržani procesi

» Izrada putnog naloga i putnog obračuna.
» Upravljanje odobravanjem / neodobravanjem cjelokupnog naloga, odnosno pojedinih troškova. 
» Kontrola i analiza troškova.
» Jednostavno i automatizirano traženja usluga od agencije.
» Isplate, te izrada kunskih i deviznih temeljnica i virmana.