Opisi poslova

Osnovna namjena sustava je strukturiranje opisa poslova potrebnih za neko radno mjesto unutar kompanije, koji bi ujedno trebali biti povezani sa zahtjevanim znanjima i sposobnostima (kompetencijama) nužnim za obavljanje poslova.

Sustav omogućava definiranja opisa posla i distribuciju opisa na krajnjeg korisnika, a korištenjem self service sustava moguće je da svaki zaposlenik daje prijedlog opisa poslova za svoje radno mjesto ili prijedloge opisa poslova za radna mjesta koja se nalaze unutar njegove organizacijske odgovornosti.

Ovaj modul može biti interesantan kompanijama koje svoju snagu temelje na znanju i sposobnostima zaposlenika, jer usporedbom znanja i sposobnosti zaposlenika sa poslovima koji su zahtjevani na radnom mjestu mogu planirati broj radnika, definirati odgovornosti, planirati karijere i napredovanja u poslu i drugo.
Opis posla daje odgovore na 3 osnovna pitanja:

ŠTO SE RADI?
-          Svrha,
-          ključni zadaci,
-          ključne odgovornosti na radnom mjestu,
-          odgovornost prema kojoj nadređenoj poziciji,
-          pokazatelji učinka za procjenu i mjerenje uspješnosti...

GDJE SE RADI?
 - lokacija radnog mjesta

KAKO SE RADI?
-          oprema,
-          posebni uvjeti rada,
-          metode / postupci..

Funkcionalnosti unutar sustava Opisi poslova:

1. Izrada obrazaca / template-a za opis poslova
2. Pridruživanje i izrada uputa za rad vezano za tip obrasca/template-a
3. Definiranje obrazaca/template-a za opis poslova na radnom mjestu
4. Administriranje procesa opisa poslova
5. Unos opisa poslova na radno mjesto s vremenskom komponentom
6. Analiza opisa poslova na radnim mjestima
7. Masovni ispis opisa poslova

 1. Izrada obrazaca / template-a za opis poslova
 Podrazumijeva definiranje osnovnih elementa koji će obrazac sadržavati i po kojima će se opisivati poslovi na nekom radnom mjestu (npr. Svrha, Odgovornosti, Zadaci, Pokazatelji učinka, Oprema...). Elementi koji se definiraju su tekstualna polja. Broj obrazaca/template-a nije ograničen i izrađuje ga HR Administrator.

2. Pridruživanje i izrada uputa za rad vezano za tip obrasca/template-a
Na svaki definiran obrazac/template HR Administrator može pridružiti 3 vrste uputa: procesne, aplikacijske i ostalo (format datoteka: WORD, EXCELL, PDF). Te upute vidljive su na obrascima na self servisima.

3. Definiranje obrazaca/template-a za opis poslova na radnom mjestu
HR Administrator može definirati više tipova obrazaca/template-a koji će poslužiti za unos opisa poslova na neko radno mjesto. Da bi se znalo na koje radno mjesto će se unositi koji elementi za opis poslova, HR Administrator mora na radno mjesto mora pridružiti tip obrasca/template-a.

4. Administriranje procesa opisa poslova

» Otvaranje procesa
Otvara se proces administriranja opisa poslova za određeni period i za određeni tip obrasca/template-a. Otvaranje procesa podrazumijeva dvije dodatne opcije:

1. Opcija da li će se unositi prijedlozi opisa posla od strane menadžera za radna mjesta na 1.nivou organizacijske odgovornosti
2. Opcija da li zaposlenik može dati prijedlog opisa posla na svom radnom mjestu.

Strukturirani pregled radnih mjesta po organizacijskim jedinicama, prikazan kao stablo s vremenskom komponentom.

» Administriranje na razini samog radnog mjesta:
1. Radno mjesto za koje će/neće se unositi opis/prijedlog radnog mjesta
2. Radno mjesto čiji će opis biti vidjeti na self servisima zaposlenika (Moj opis posla)
3. Radno mjesto na koje će se za važeći opis posla moći unositi komentari

» Administriranje dodatnih prava na razini korisnika

Definiranje dodatnih prava korisnicima koji će umjesto nekih menadžera moći kontrolirati opise poslova bez da ih ažuriraju.

5. Unos opisa poslova na radno mjesto s vremenskom komponentom
S obzirom na to da li je uključena opcija za unos prijedloga opisa posla ili ne, razlikujemo dva načina unosa:

» opis posla za radno mjesto može unositi samo HR Administrator
 - administrator unosi opis poslova za radno mjesto i aktivira ga s određenim datumom, od kada će on početi tretirrati kao trenutno važeći opis posla
- masovno kopiranje jednog opisa na n radnih mjesta je standardna opcija unutar ovog modula
 
»  opis posla za radno mjesto unosi menadžer

Priprema procesa
- menadžer unosi prijedlog opisa posla, koji ide na odobravanje nadređenom menadžeru, a kasnije kada on to odobri, na „aktivaciju“ kod HR Administratora. „Aktivacijom“ prijedlog opisa poslova radnog mjesta postaje trenutno važećim opisom. „Stari“ opis poslova radnog mjesta se NE BRIŠE, ostaje u sustavu samo se zatvara s automatski zatvara s datumom manjim o datuma kada je aktiviran novi opis.

Proces: Objava prijedloga opisa nadređenom – Aktivacija/Neaktivacija nadređenog menadžera podrazumije i slanje obavijesnog emaila osobama uključenim u proces.

S obzirom da se opis ne briše, već se zatvara s određenim datumom, imamo podržanu vremensku komponentu, što znači da se iz sustava mogu izvući svi opisi koji su postojali za određeno radno mjesto u određenom periodu.

6. Unos opisa poslova na radno mjesto s vremenskom komponentom
» Administratorski reporting
specijalni report prilagođen za administratorske analize praćenja procesa (definrani tipovi obrazaca po radnim mjestima, koja su radna mjesta za potrebe opisa poslova editabilna ili ne, za koja radna mjesta postoji prijedlog opisa, da li je prijedlog odobren od nadređenog menadžera ili ne, da li je prijedlog aktiviran, da li postoje komentari od strane zaposlenika na nekom opisu..)

» Standardni reporting
ispis svih opisa poslova na nekom radnom mjestu na određeni datum, koji se može eksportirati u Excell za daljnje analize

7. Masovni ispis opisa poslova
Svaki opis radnog mjesta može se ispisati / isprintati, preko samog obrasca s opisom poslova. Međutim, postoji i dodatna mogućnost: masovno kreiranje word dokumenta prema templatu, za ispis na pisaču.

» HR.net podržani poslovni procesi

» HR.net